เิอกสารการซื้อขาย

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้า                       1.ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) คือ เอกสารที่แผนกคลังสินค้าจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งว่าสินค้าชนิดใด ประเภทใดของกิจการใกล้จะหมด และต้องการสั่งซื้อเพิ่มปริมาณเท่าไร โดยจัดทำใบขอซื้อสินค้าส่งไปให้แผนกจัดซื้อดำเนินการต่อ                       2.ใบสั่งซื้อสินค้า  (Purchase Order) คือเอกสารที่แผนกจัดซื้อสินค้าจัดทำขึ้นหลังจาก ได้รับใบขอซื้อสินค้าจากแผนกคลังสินค้าแล้ว ก็จะดำเนินการคัดเลือกสินค้าจากผู้ขายสินค้าหลายรายเพื่อให้ได้สินค้าที่ดีมีคุณภาพและราคาถูก เมื่อตัดสินใจที่จะซื้อสินค้าจากผู้ขายสินค้ารายที่คัดเลือกแล้ว จึงจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าส่งไปให้ผู้ขายสินค้าเพื่อแจ้งให้ผู้ขายสินค้าว่าต้องการสินค้าประเภทใด ปริมาณเท่าใด คุณภาพอย่างไร ราคาเท่าไรซึ่งรายละเอียดดังกล่าวนี้จะแจ้งไว้ในใบสั่งซื้อ                        3.ใบกำกับสินค้า (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าจัดทำขึ้นเพื่อส่งไปให้ผู้ซื้อพร้อมกับสินค้า                        4.ใบรับสินค้า (Receive Report) คือ เอกสารที่ผู้ซื้อสินค้าจัดทำขึ้น หลังจากที่ได้รับสินค้าจากผู้ขายสินค้า   ผู้ซื้อจะต้องทำการตรวจนับสินค้าคู่กับใบ กำกับสินค้าที่ผู้ขายสินค้าส่งมาให้ว่าถูกต้องตรงตามที่สั่งหรือไม่ เมื่อถูกต้องแล้วก็จัดทำใบรับสินค้าส่งไปให้ผู้ขายสินค้า                        5.ใบส่งสินค้า (Delivery note) คือ เอกสารจากผู้ส่งสินค้าที่ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งแสดงสินค้าที่จัดส่งถึงผู้รับ เป็นหลักฐานที่สามารถใช้ยืนยันได้ว่าส่งสินค้าไปแล้ว และใช้ตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งสะดวกต่อการจัดการระบบบัญชีของบริษัท-ห้างร้านต่างๆ                        6.ใบขอลดหนี้ หรือใบส่งคืน (Debit Note or Debit Memorandum) คือ เอกสารที่ผู้ซื้อจัดส่งให้ผู้ขาย เพื่อแจ้งให้ทราบว่าได้รับสินค้าแล้วปรากฏว่าสินค้าส่งมาไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ หรือสินค้าชำรุด หรือคิดราคามากไป และผู้ซื้อส่งคืนโดยไม่รับสินค้าแลกเปลี่ยน ผู้ขายอาจลดราคาให้สำหรับสินค้าที่ส่งคืน เมื่อผู้ซื้อส่งคืนสินค้าจะออกใบลดหนี้ หรือใบส่งคืน เมื่อผู้ซื้อส่งคืนสินค้าจากการซื้อเป็นเงินสดจะได้รับเงินสดคืน   แต่ถ้าซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อจะลดยอดเจ้าหนี้การค้า                         7.ใบหักหนี้ หรือใบรับคืน (Credit Note or Credit Memorandum) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งว่าผู้ขายได้รับคืนสินค้าจากผู้ซื้อ เนื่องจากสินค้าชำรุด หรือส่งไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ หรือคิดราคามากไปโดยผู้ขายอาจลดราคาสินค้าให้ผู้ซื้อ ในกรณีที่ผู้ซื้อซื้อสินค้าเป็นเงินสดผู้ขายจะส่งเงินสดคืน แต่ถ้าผู้ซื้อ ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อผู้ขายจะลดหนี้ให้กับผู้ซื้อ และผู้ขายจะออกใบลดหนี้ หรือใบรับคืนให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานในการลดหนี้                        8.ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ กรณีขายสินค้าเป็นเงินสดหรือรับชำระหนี้จากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อหรือรับชำระหนี้จากลูกหนี้อื่น อ้างอิง : สมาพร

เอกสารทางด้านการเงิน

บทที่ 3 (b)

เอกสารการค้าระหว่างประเทศและเอกสารการเงิน

---

เอกสารที่ใช้ประกอบทางการค้าระหว่างประเทศ (Commercial Documents) ที่ผู้ซื้อ (Importer) และผู้ขาย (Exporter) ระบุไว้ในสัญญาการสั่งซื้อสินค้าเข้าหรือการส่งสินค้าออก ที่พบเห็นทั่วไป มีดังนี้
1. Draft / Bill of Exchange : ดร๊าฟ หรือตั๋วแลกเงิน
2. Invoice : บัญชีราคาสินค้า หรือใบกำกับราคาสินค้า
3. Bill of Lading : ใบตราส่งสินค้า
4. Air Waybill : ใบตราส่งสินค้าทางอากาศ
5. Parcel Post Receipt : ใบพัสดุภัณฑ์ไปรษณีย์
6. Rail Way Bill : ใบตราส่งทางรถไฟ
7. Insurance Policy : กรมธรรม์ประกันภัย
8. Insurance Certificate : ใบรับรองการประกันภัย
9. Certificate of Origin : ใบรับรองต้นกำเนิดสินค้า
10. Certificate of Inspection : ใบสำคัญแสดงการตรวจสินค้า
11. Certificate of Analysis : ใบสำคัญแสดงการวิเคราะห์
12. Health Certificate : ใบสำคัญแสดงความสมบูรณ์ของสินค้า
13. Beneficiary’s Certificate : ใบรับรองผู้ขาย
14. Packing & Weight List : ใบแสดงการบรรจุหีบห่อ และใบแสดงรายการน้ำหนักสินค้า
15. Weight Certificate : ใบรับรองแสดงน้ำหนักสินค้า

2. Commercial Invoice ? เป็นเอกสารที่ผู้ส่งสินค้า (Exporter) จัดทำขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เช่น รายการจำนวนสินค้า น้ำหนัก ราคาต่อหน่วย ราคารวม ประเภทของราคาที่จะทำการซื้อขายกัน เป็นต้น

Commercial Invoice สามารถจำแนกออกเป็น 5 ชนิด คือ
1. Local Invoice =>ใช้ในกิจการค้าภายในประเทศ
2. Shipping Invoice =>ใช้ในกิจการค้าระหว่างประเทศ
3. Consignment Invoice =>ใช้ในการสั่งสินค้าไปเพื่อฝากขายราคาที่แจ้งจะเป็นราคา C.I.F.
4. Sample Invoice =>ใช้สำหรับส่งสินค้าตัวอย่างไปต่างประเทศ
5. Pro-forma Invoice ? ใช้ในการเสนอราคา และเงื่อนไขในการจ่ายเงิน

ลักษณะที่สำคัญของ Bill of Lading มี 3 ประการคือ

1. เป็น Receipt ? คือ เป็นใบรับสินค้าที่จะทำการขนส่ง แสดงรายการสินค้าตามสภาพภายนอกของหีบห่อ และจดแจ้งประเภทของสินค้า

2. เป็น Contract ? คือ เป็นสัญญาระหว่างผู้ส่งกับผู้ขนส่งว่าจะดำเนินการขนส่งสินค้าไปยังเมืองปลายทางที่กำหนด และจะส่งมอบสินค้าให้กับผู้รับตามคำสั่งของผู้ส่ง (to the order of shipper)

3. เป็นตราสารที่แสดงสิทธิของผู้ทรง (Document of Title) ? แสดงว่าผู้ทรง L/C เป็นเจ้าของสินค้าตามรายการที่ทำการขนส่งนั้นๆ และโอนสิทธิต่อๆ กันได้ ดังนั้น B/L จึงเป็นเอกสารที่เปลี่ยนมือได้ (Negotiable)

Air Waybill : ใบตราส่งสินค้าทางอากาศ ? เป็นใบรับและเป็นสัญญารับขนสินค้าของบริษัทการบิน ออกให้แก่ผู้ส่งออก (Exporter) ซึ่งต่างไปจาก B/L โดย Air Way Bill ไม่ใช่ตราสารแสดงสิทธิของผู้ทรงเอกสาร

ที่มา: http://wannaratw.tripod.com/343_ch3b.htm